文書作成においてとても大事なこと

１．文書に日付を入れる。

文書がいつのものかわかるように、日付を絶対いれましょう。入れる場所はどこでも良いですが、右肩が一般的です。

また、日付の形式は西暦であれば、2021年5月11日でも、21/05/11でも何でも良いと思います。ただし元号はやめておきましょう。

平成8年、、とかいわれても、何年前だっけ？、とかすぐにわからなくて計算し直さないといけないので面倒です。。ないよりはましですが。。

ちなみに、日付の入っていない文書は読み手の信頼を損ねるので非常にもったいないです。たとえば、「アメリカ経済の分析」というタイトルの文書があったとしても、1990年の分析なのか、2006年の分析なのかでは大違いです。どんなに素晴らしい分析であったとしても、読まれなくなってしまうのではもったいない。

２．ページ数も入れる

ページ数も必ず入れましょう。

その文書を上司など他人に説明する機会が必ずあります。その時に、「ここに記載しているように」と説明しても、「何ページですか？」と聞きなおされることになります。

その時に、「え～と」といってページの数を一枚目から数えなおしていたら、上司やその他の人の時間を浪費させてしまうことになります。またそんなことしていたら、説明しようと思っていたことも自分の頭から飛んでしまいます。

マイクロソフトのワードなどでは、ページ数がデフォルトで入っていてもいいくらいだと思います。逆にページ数の不要な文書ってあるのでしょうか？

なお、パワーポイントでのプレゼンテーションでも、プレゼン内容は凝っているのに、ページ数を入れるのを忘れがちですので、気をつけましょう。

３．結論は最初に！？

文書の構成は、基本的には、背景、経緯などの項目から始まり、結論は後に書かれることが多いです。特に日本語の文書はこういう形式が多いと思います。

一方で、例外として、決裁や稟議書があります。冒頭に「決裁事項：●●を●●することとする」と結論から始めます。これを見たとき、わかりやすいなあと思いました。

このため、個人的には結論が冒頭に出てくる文書が好きです。ただし、これは組織の慣習や文書の種類にもよりますので、そこは柔軟に対応することでよいと思います。ただし、結論は必ずどこかには入れましょう。

４．接続詞を上手に活用する。

接続詞を使うと文書にリズムが生まれます。特に使えるとおもっているのは、「ついては」、「ちなみに」、「なお」、「一方で」などの接続詞です。

「ついては」：結論を書く際に前につけると、読み手にここが結論なだなと予見させることができて便利です。

「ちなみに」説明する中で、サイド情報を説明する時につける。これがあると、まあ、読み飛ばしても良いな、と思わせる。

「なお」説明する中で、きちんと追加で理解してもらわないといけないことに使用。

「一方で」それまでの説明とは対立する事項を説明する際につけるとわかりやすいです。

５．句読点を適切につける

句点「。」は忘れることはないと思いますが、これまでの経験上、読点「、」をどれくらい入れるかは、かなり個人差ががあります。

熱意にあふれる人ほど、一文が長く、また読点がまったくなかったりして読みにくいことが多いです。また、そのような読みにくい文章に限って、改行もせずに続くことさえあります。

オススメなのは、文章を書いたら、自分で音読してチェックしてみることです。そうすると、どこで読点をいれれば読み手がより理解しやすいかわかると思います。

皆さんのよりわかりやすい文書作成の参考となれば幸いです。